المباني وطلبات الضيافة
خمسة مبانٍ و٤٠ دورًا بمكاتبها وأصولها، ونموذج طلب ضيافة يطبّق سياسة الضيافة وأنت تعبّيه: مهلة ٣ أيام عمل، واعتماد الإدارة فوق ٤٠ حاضرًا، ومبرر لخدمات كبار الضيوف، وموعد الإلغاء بلا رسوم.
كل مبنى واجهة يدخل منها المستخدم. اضغط على أي دور لاختياره، ويصير هو مكان الفعالية في نموذج حيّاك. الواجهات رسم توضيحي بعدد الأدوار الفعلي، وتُستبدل بصور المباني الحقيقية متى توفرت.
كل مكتب مربوط بشاغله وبالأصول اللي معه: رقم الأصل، ومكانه، وحالته. إذا استقال موظف تطلع مهمة استرجاع، وقبل أي شراء يرد النظام بالمتاح في المخزون. الموظفون والأصول والأسعار هنا مصطنعة للعرض.
كل طلب شراء يمر على المخزون أولًا.
الحقول هي حقول نموذج الطلب في السياسة نفسها. اللوحة الجانبية تتحقق من القواعد مباشرة وترسم مسار هذا الطلب تحديدًا. البيانات مثال مصطنع، ولا يُرسل شيء من هذه الصفحة.
الخطوات الخمس كما هي في شريحة إدارة الخدمات اللوجستية، بعنوان البريد الموحد حيّاك. تحت كل خطوة: ما يقابلها في بيئة العمل.
يصل الطلب إلى البريد المشترك Hayyak@baj.com.sa.
رد آلي من Outlook فيه نموذج الطلب، وقوائم الفئات أ وب وج، ونموذج استقبال ومواقف كبار الضيوف.
يُسجَّل الطلب في قناة «طلبات الضيافة» في Microsoft Teams للتوزيع والمتابعة.
تتوزع المهام: مورد الضيافة للأكل والشرب، والأمن للمواقف والمرافقة، والاستقبال لترتيبات كبار الضيوف.
بعد الفعالية يُرسل نموذج تقييم تلقائي لمقدم الطلب لقياس الجودة ونقاط التحسين.
كل قاعدة في سياسة الضيافة، وكيف يطبّقها النظام. القواعد تُفرض في الخادم، والواجهة تعرضها فقط.
| القاعدة | سلوك النظام | ما يُبنى |
|---|---|---|
| مهلة ٣ أيام عمل لكل الفئات§4.2 | يُرفض الطلب إذا كان موعد الفعالية قبل مرور ٣ أيام عمل من التقديم. يُعاد استخدام تقويم أيام العمل الموجود لمهلة الخدمة (الأحد إلى الخميس، مع العطل). | تحقق في الخادم + رسالة واضحة بأقرب تاريخ مقبول |
| النموذج كامل وإلا يُرفض§4.3–4.4 | الحقول الإلزامية: الاسم، التاريخ، الوقت، العدد، الفئة، المكان، طبيعة الضيوف. | تحقق في الخادم والواجهة |
| أكثر من ٤٠ حاضرًا§4.5 | خطوة اعتماد من الإدارة وتنسيق مسبق مع الخدمات اللوجستية قبل التنفيذ. | حالة «بانتظار الاعتماد» يعتمدها المدير |
| خدمات كبار الضيوف§4.6 | المواقف أو الاستقبال والمرافقة تحتاج ٣ أيام عمل ومبررًا مكتوبًا. | حقل مبرر إلزامي + مهام للأمن والاستقبال |
| الإلغاء والتعديل§9 | مسموح حتى ٢٤ ساعة قبل الفعالية. بعدها تُحمَّل الإدارة الطالبة التكلفة كاملة. | علامة «إلغاء متأخر» تظهر في تقرير التكاليف |
| تصنيف المناسبةطلب المدير · ١٨ نوفمبر ٢٠٢٥ | المناسبة تُصنَّف حسب نوعها: اجتماع تنفيذي داخلي، أو اجتماع خارجي لكبار الضيوف، أو فعالية داخلية. الفئة أ وب وج تبقى مستوى القائمة. | حقلان منفصلان: نوع المناسبة وفئة القائمة |
| أسعار الفئاتالمنيو المعتمد | أ ١٬٥٠٠، ب ١٬٠٠٠، ج ٥٠٠ ريال لكل ١٠ أشخاص، بتفاوت ±١٠٪. | تكلفة تقديرية فورية، وأساس رسوم الإلغاء المتأخر |
| تأكيد الميزانيةالمسار الأحدث · سبتمبر ٢٠٢٦ | عرض سعر المورد يُرسل للمراقب المالي، ولا يُكلَّف المورد قبل تأكيد الميزانية. | خطوة اعتماد مالي + إقرار عند التقديم |
| القائمةالمنيو | الطعام: مقبلات خفيفة، غداء خفيف، صحي. المشروبات: قهوة سعودية، قهوة سوداء، شاي، عصائر طازجة. الكيك: بعبارة، أو مطبوع بشعار البنك أو صورة حسب الطلب. | اختيارات في النموذج تنتقل لمهمة المورد |
| ملصقات الطعام§5.4 | نباتي، نباتي صرف، حار، تُطلب مع الطلب وتصل للمورد. | حقول اختيار تنتقل لمهمة المورد |
| تنظيف ما بعد الفعالية§5.6 | الإدارة الطالبة مسؤولة عن رفع الضيافة فورًا. | بند تأكيد قبل إغلاق الطلب |
| تقييم بعد كل فعالية§7 | نموذج تقييم تلقائي لمقدم الطلب، ونتائجه تحسّن الخدمة. | تقييم من ١ إلى ٥ + ملاحظة، ومتوسط في اللوحة |
| الأدوار§8 | الإدارة الطالبة تقدّم، والخدمات اللوجستية تنسّق وتراقب، والمورد ينفّذ حسب العقد. | ربط بجدول الموردين والعقود الموجود |
| الاستدامة§6 | مواد قابلة لإعادة الاستخدام، وتقليل التغليف. | بند التزام في تقييم المورد، لا في نموذج الطلب |
هل «٣ أيام عمل» تعني أن طلب الأحد يسمح بفعالية الأربعاء؟
النموذج الحالي يفترض ذلك: التقديم + ٣ أيام عمل = أقرب موعد مقبول.هل سعر «لكل ١٠ أشخاص» يُحسب بالتناسب أم بالمجموعات الكاملة؟
النموذج يحسب بالتناسب: ٢٥ شخصًا بالفئة ب = ٢٬٥٠٠ ريال. بالمجموعات الكاملة تصير ٣٬٠٠٠.هل «٨ أدوار» تشمل الأرضي؟ وهل فيه قبو أو مواقف؟
يؤثر على ترقيم الأدوار وعلى طلبات مواقف كبار الضيوف.هل نوع المناسبة يحدد الفئة تلقائيًا، أم يختارها مقدم الطلب بحرية؟
مثلًا: الاجتماع الخارجي لكبار الضيوف دائمًا فئة أ؟هل طباعة شعار البنك تحتاج موافقة الهوية المؤسسية، وكم مهلة تجهيزه؟
إذا كانت أطول من ٣ أيام عمل، يرفع النظام المهلة لهذا البند وحده.الشريحة تذكر hospitality@ والسياسة Hayyak@. اعتمدنا حيّاك، فهل يُلغى الأول؟
النظام يحتاج عنوانًا واحدًا للرد التلقائي والتنبيهات.أسماء المباني حقيقية، وقرار المشروع يمنع البيانات البنكية الحقيقية.
هل تعتبرها بيانات مرجعية مسموحة؟ نسجّل ذلك قرارًا قبل إدخالها في المستودع.